Het voordeel van automatisering in recruitment

Bij automatisering worden handmatige stappen vervangen door processen die automatisch en consistent worden uitgevoerd. Maar wat heeft dit te maken met recruitment? Automatisering in recruitment houdt in dat administrative of repetitieve taken van recruiters worden vervangen door geautomatiseerde processen binnen het wervingsproces. Uit Bullhorn’s GRID 2025 Industry Trends Report blijkt dat bureaus die geautomatiseerde tools gebruiken om kandidaten te matchen en screenen, groei zagen in hun omzet.

Met een goed geautomatiseerd systeem blijf je compliant, doordat je minder op mensen en juist meer op structuur leunt. Daarnaast zijn er nog veel meer redenen om te starten met automatisering. Dit zijn onze vier redenen om te starten met automatisering in recruitment:

#1 Sneller de juiste kandidaten werven

Door systemen te automatiseren zorg je ervoor dat recruiters sneller de juiste kandidaten een stap verder kunnen brengen in het recruitmentproces.

Een voorbeeld van een geautomatiseerd systeem dat vooral in de screeningsfase van werving wordt gebruikt, is een WhatsApp-intakeflow. Dit is een geautomatiseerde WhatsApp-flow die een potentiële kandidaat meeneemt door de harde functie-eisen. Wanneer je het percentage mensen dat de WhatsApp-flow volledig doorloopt vergelijkt met het percentage mensen dat direct de telefoon opneemt voor een intakegesprek, zul je merken dat dit hoger ligt. Het Bullhorn’s GRID Industry Trends Report 2025 geeft ook aan dat het automatiseren van belangrijke taken, waaronder het screenen van sollicitanten, resulteert in een snellere tijd tot de eerste plaatsing. 

#2 Je vergroot de schaalbaarheid 

Met een geautomatiseerde tool vergroot je de schaalbaarheid. In kortere tijd kan je meer kandidaten screenen met dezelfde hoeveelheid recruiters. Als je bijvoorbeeld 300 aanmeldingen per week hebt, dan betekent dit ook dat recruiters 300 keer moeten bellen om informatie op te halen met een intakegesprek. Dit is al snel 15 minuten per gesprek. Recruiters worden daardoor beperkt in het aantal kandidaten dat zij per dag kunnen contacteren. Met een goed geautomatiseerde tool hoeven zij geen tijd meer te besteden aan de eerste screeningsfase, omdat deze volledig automatisch verloopt.

#3 Meer tijd voor kandidaten waarin je wilt investeren

Automatisering bespaart een recruiter een hoop tijd. Zo hoeven zij bijvoorbeeld niets meer over te typen of te controleren vanuit een Excel-sheet. Dit geeft meer ruimte om de focus volledig op de kandidaat te leggen. 

Ook kunnen recruiters de informatie uit de screening gebruiken om zich beter voor te bereiden op het eerste echte contactmoment met een kandidaat. Voor potentiële kandidaten is dit ook prettiger. Uit onderzoeksrapport The State of Hiring in 2025 van Tellent Recruitee blijkt dat het beperken van aantal gesprekken zorgt voor een betrokken en soepelere ervaring voor kandidaten. 

Recruiters kunnen zich met de gewonnen tijd richten op andere zaken, zoals het organiseren van meer selectiedagen.  

#4 Minder menselijke fouten

Geautomatiseerde processen zorgen voor minder menselijke fouten. Denk bijvoorbeeld aan fouten in contracten, onvolledige gegevens of miscommunicatie. 

Vanuit een CRM-systeem kan je bijvoorbeeld automatisch berichten sturen om mensen op de hoogte te houden via verschillende communicatiekanalen. Je kan bijvoorbeeld meldingen sturen naar kandidaten wanneer zij een sollicitatiegesprek hebben. Meldingen zoals een reminder, tips of belangrijke zaken die zij niet moeten vergeten. Dit kan op elk moment van het recruitmentproces, waardoor kandidaten extra begeleid worden. 

Wel is het belangrijk dat werknemers op de juiste manier het CRM-systeem gebruiken. Het is daarom essentieel om trainingen te geven en alert te zijn op wat er fout kan gaan. Voor teammanagers is het belangrijk om een oogje in het zeil te houden zodat iedereen de juiste werkwijzen uitvoert. 

Al met al is het gebruiken van automatisering in recruitment een grote aanwinst voor recruiters. Het bespaart tijd, zorgt voor minder fouten en geeft ruimte om energie en tijd in andere delen van het recruitmentproces te steken.